Ce guide explique, service par service, comment se servir de l'application de gestion de stock du service de radiologie : première connexion, gestes du quotidien, péremptions, inventaires, commandes fournisseurs et droits d'accès.
Première utilisation
Les nouveaux mots de passe, y compris temporaires et premier administrateur, doivent contenir 8 à 200 caractères, au moins une majuscule, un chiffre et un caractère spécial. Les espaces sont autorisés mais ne comptent pas comme caractère spécial ; aucune minuscule n'est obligatoire. Une liste locale refuse les choix courants, certaines variantes prévisibles et les mots de passe dérivés de l'identifiant — ce filtrage ne vérifie aucune base de compromissions et ne contacte aucun service externe.
Les critères s'affichent pendant la saisie d'un nouveau mot de passe. Afficher / Masquer permet de vérifier ce qui a été saisi ; le collage et les gestionnaires de mots de passe restent utilisables. Un mot de passe temporaire doit être remplacé à la première connexion. Les mots de passe existants restent utilisables jusqu'à leur modification. Aucune double authentification n'est activée.
Mettre en place le référentiel
Créer les emplacements, compléter les catégories, puis ajouter les produits. Choisir l'unité qui sera consommée : une boîte fournisseur peut contenir plusieurs unités de stock. Une fois un lot réceptionné, l'unité et les options de suivi sont conservées pour protéger l'historique.
La référence interne d'un nouveau produit est attribuée par l'application, sous la forme ART-0001, et n'est pas saisissable : le formulaire affiche le numéro suivant, et le numéro définitif est fixé à l'enregistrement, même si plusieurs personnes créent un produit en même temps. Elle reste modifiable ensuite depuis Modifier la fiche, et les références saisies avant cette règle sont conservées telles quelles. Le champ Code-barres / QR / Data Matrix dispose d'un bouton Scanner pour lire le code de l'article avec la caméra au lieu de le saisir.
Une catégorie devenue inutile se supprime depuis Catégories, à condition d'être vide. Si elle contient encore des produits, la fenêtre de confirmation les énumère avec un lien vers chaque fiche et vers la liste filtrée du stock : les déplacer vers une autre catégorie débloque la suppression. Il en va de même pour ses sous-catégories et pour les droits dont la portée la cite. Les produits retirés de l'usage courant comptent comme des produits. La suppression est définitive et journalisée ; désactiver la catégorie reste l'option réversible.
L'état initial du stock se saisit par une réception. Renseigner le lot et sa péremption lorsque le produit les exige. Le prix d'achat est facultatif ; un prix absent sera identifié comme inconnu dans les statistiques.
Se repérer
Le menu est rangé par intention plutôt que par objet : Au quotidien ce qui se fait devant le patient, À anticiper ce qui se prépare pour la semaine, Suivi ce qui se consulte après coup, Administration ce qui se règle une fois. Un groupe dont aucune page n'est ouverte à votre compte n'apparaît pas. Sur téléphone, la barre du bas reprend les quatre premières pages permises et Menu donne la liste complète, avec les mêmes groupes.
Les pages qui bougent — accueil, stock, péremptions, inventaires, commandes, réapprovisionnement, historique — se rafraîchissent seules toutes les trente secondes tant que l'onglet est au premier plan. Les référentiels, les droits et les réglages ne changent que sur décision : ils se rafraîchissent au retour sur l'onglet et après chaque enregistrement, pas en boucle. Sur un téléphone tenu toute la journée, la différence se voit sur la batterie.
Chercher et filtrer
Toutes les listes — Stock, Commandes, Péremptions, Historique, Journal d'audit, écrans d'administration — partagent la même barre : un champ de recherche, la croix qui le vide d'un seul appui, et un bouton Filtres qui annonce le nombre de filtres réellement posés. Sur téléphone, cette barre reste collée en haut pendant le défilement : une longue liste se filtre sans remonter.
Les filtres de l'Historique, des Péremptions et du Journal d'audit sont inscrits dans l'adresse. Un filtrage se met en favori, se transmet à un collègue, et revient intact après une visite de fiche produit.
Actions quotidiennes
Depuis Stock, rechercher un produit puis choisir Consommer. L'emplacement habituel est présélectionné ; les lots proposés respectent FEFO. Saisir la quantité puis valider. Le succès n'est affiché qu'après confirmation du serveur.
La page Mouvement enchaîne les saisies sans passer par la fiche produit. Chercher l'article en premier : le champ accepte le nom, la référence interne, un numéro de lot, un code-barres ou un nom de catégorie, et chaque résultat annonce son emplacement et son stock disponible. Le bouton Scanner lit le code de la boîte ; un code qui ne désigne qu'un article ouvre directement le choix de l'opération. Les cinq derniers articles mouvementés depuis cet appareil sont proposés d'emblée.
L'opération se choisit ensuite. Consommer et Réceptionner occupent la première ligne ; les opérations plus rares suivent, celles qui réécrivent le stock sans contrepartie en rouge. Une opération impossible pour cet article reste visible et grisée, avec son motif — Aucun stock utilisable, Aucun lot en stock. L'article choisi reste rappelé en haut de l'écran pendant toute la saisie, et la quantité se règle avec les boutons − et + sans ouvrir le clavier. Chaque enregistrement s'ajoute à la liste Enregistré sous le formulaire, avec son heure : la saisie suivante enchaîne sur le même article sans repasser par la recherche.
La fiche distingue stock utilisable, physique, réservé et périmé. Le stock utilisable est celui sur lequel reposent les besoins de réapprovisionnement. Les lots périmés restent physiquement présents tant qu'ils ne sont pas sortis pour destruction ou retour.
Les autres opérations
Réserver exige une quantité et un motif. La date prévue est facultative. L'onglet Réservations permet de consommer partiellement la réservation ou d'annuler son solde.
Transférer choisit l'emplacement de destination. Le total du produit ne change pas. Les quantités réservées doivent d'abord être libérées si elles doivent être transférées.
Corriger le stock indique la quantité réellement constatée, le lot et le motif. Une correction ne remplace pas l'historique : elle crée un nouveau mouvement.
Sortie pour destruction et Retour fournisseur sont des opérations séparées.
Si la connexion est interrompue après validation, fermer le formulaire et utiliser Vérifier le résultat dans le bandeau de récupération. Le serveur retrouve l'opération enregistrée ou confirme son annulation avant une nouvelle saisie. Ce contrôle reste disponible après un rechargement du même onglet. Seuls un identifiant et une empreinte de requête sont conservés, sans données de stock ni file d'attente hors connexion.
Péremptions
La page Péremptions classe les lots par urgence. Les filtres permettent de cibler un produit, lot, emplacement, fournisseur ou catégorie. La date de péremption reste utilisable jusqu'à la fin du jour indiqué. Le lot est interdit à la consommation dès le lendemain dans le fuseau du service.
Inventaire
Ouvrir un inventaire global ou choisir emplacement, catégorie et/ou article. L'article se cherche comme dans Mouvement — nom, référence, lot ou code-barres — puis reste affiché par son nom, avec Changer pour revenir en arrière. Sans choix d'article, tout le périmètre au-dessus est compté.
Le périmètre devient temporairement indisponible pour les mouvements.
Compter chaque lot et enregistrer chaque ligne. Ajouter les lots trouvés si nécessaire et autorisé.
Vérifier les écarts, puis valider pour créer les régularisations.
Annuler un inventaire abandonné pour libérer son périmètre sans modifier le stock.
Si le comptage est inférieur aux réservations, annuler le comptage, résoudre les réservations concernées puis recommencer. Les réservations ne disparaissent jamais automatiquement.
Fournisseurs et commandes
Ajouter les fournisseurs, puis leurs références et conditionnements dans l'onglet Fournisseurs et prix de chaque produit. L'actualisation d'un prix conserve les valeurs antérieures.
Depuis la fiche d'un produit, le bouton Commander ouvre directement le réapprovisionnement filtré sur cet article. Un bandeau rappelle le filtrage et permet de revenir à la liste complète des besoins.
Dans Réapprovisionnement, sélectionner les références à commander et ajuster les conditionnements. Par défaut, seuls les produits sous leur seuil sont proposés ; cocher Afficher aussi les produits avec quantités suffisantes pour retrouver un article dont le stock est encore correct, par exemple avant une pénurie annoncée. Les bons sont créés séparément par fournisseur. Vérifier le brouillon puis valider. Les PDF et fichiers Excel sont téléchargeables si les droits de prix et d'export sont accordés.
Lors de la livraison, ouvrir la commande et réceptionner les quantités réellement reçues, avec leurs lots. Le reliquat reste attendu jusqu'à réception complète ou annulation. L'export d'un bon n'envoie rien au fournisseur.
Comptes et permissions
Créer un compte avec un mot de passe temporaire, choisir un rôle et expliquer à l'utilisateur qu'il doit changer son mot de passe à la première connexion.
Dans Permissions, les droits hérités sont distingués des ajouts et retraits. Déplier la portée d'un droit pour sélectionner emplacements, catégories et produits. Ajouter une autre portée permet plusieurs règles indépendantes pour le même droit ; les dimensions d'une règle se cumulent. Chaque règle a sa propre recherche d'articles, et la liste Articles retenus rappelle en permanence ce qui a été coché, même si la recherche affiche autre chose. L'aperçu précède la validation. Une interdiction individuelle l'emporte sur une autorisation du rôle dans le même périmètre.
Dupliquer un rôle crée un nouveau modèle indépendant. Dupliquer les droits d'un utilisateur remplace le rôle et les exceptions de la cible par ceux du compte source. Les comptes sont désactivés, jamais supprimés avec leur historique.
Installation sur téléphone
Ouvrir l'application en HTTPS. Sur Chrome Android, utiliser l'option d'installation du navigateur. Sur Safari iPhone, utiliser Partager → Sur l'écran d'accueil.
L'application nécessite le serveur pour consulter un stock actualisé et enregistrer les opérations. Hors connexion, un bandeau indique l'indisponibilité des écritures. Le mode installé ne permet pas de travailler sur des quantités périmées mises en cache.